„Gemeinsame Compliance Kultur.“

Natalia Čadek (Foto, © Ian Ehm)

Compliance: Rechtswidriges Verhalten muss verhindert werden.

Group Compliance Officer, Natalia Čadek zur besonderen Funktion von Wohlverhaltensregeln in einem internationalen Konzern.

Schlägt man den Begriff „Compliance“ im Duden nach, stößt man auf Begriffe wie Folgsamkeit oder Wohlverhalten. Was genau ist Compliance und welche Aufgabe hat diese Funktion in einem Unternehmen wie der VIG?

Zunächst versteht man darunter die Einhaltung aller bestehenden Regelwerke durch das Unternehmen und seine Mitarbeiter: Gesetze, regulatorische Bestimmungen sowie freiwillige Selbstverpflichtungen. Darüber hinaus umfasst der Begriff Compliance aber auch die Schaffung organisatorischer Vorkehrungen im Unternehmen, um die Einhaltung von Rechtsnormen und unternehmensinternen Richtlinien sicherzustellen.

Welche organisatorischen Vorkehrungen bestehen diesbezüglich in der VIG?

Die Schulungsmaßnahmen sind da ein ganz wesentlicher Bestandteil. Dabei sind nicht nur themenbezogene physische Trainings zu erwähnen, sondern auch bereichs- bzw. gesellschaftsübergreifende Workshops. Zusätzlich ist Compliance vor allem auch auf Informationsaustausch angewiesen. Dazu verwenden wir einen gruppenweiten Newsletter, indem wir einen Schwerpunkt auf EU-Recht legen. Weiters erfolgt ein intensiver Informations- und Erfahrungsaustausch im Rahmen unserer Compliance-Komitee-Sitzungen, die in der VIG sowohl auf Holding- als auch auf Gruppenebene eingerichtet sind. Auch eine proaktive Unterstützung der Mitarbeiter im Zusammenhang mit Compliance-relevanten Fragen trägt zur Sensibilisierung und dem Compliance-Bewusstsein in der Gesamtorganisation bei.

Welche Rolle nimmt Compliance in einem internationalen Unternehmen ein und welche Herausforderungen entstehen speziell im Zusammenhang mit CEE?

In erster Linie geht es darum, rechtswidriges Verhalten innerhalb der gesamten Organisation zu verhindern. Denn das könnte weitreichende Folgen haben: neben Geldstrafen, Schadensersatzklagen oder Gewinnabschöpfungen droht ein massiver Imageschaden und Reputationsverlust. Die Besonderheit der Compliance-Organisation in der VIG ist, dass sie Gesellschaften in 25 Ländern umfasst. Darunter befinden sich nicht nur solche, die in EU-Mitgliedsstaaten ansässig sind, sondern auch welche aus Drittstaaten. Ziel und Hauptaufgabe von Group Compliance in diesem Zusammenhang ist es, gruppenweit sicherzustellen, dass ein einheitliches Compliance-Verständnis vorhanden ist und eine gemeinsame Compliance-Kultur gelebt wird. Das ist gleichzeitig die größte Herausforderung, insbesondere im Hinblick auf die unterschiedlichen Rechtsrahmen.

Bildet für die EU-Mitgliedsstaaten nun Solvency II einen gemeinsamen Rahmen hinsichtlich Compliance?

Ja, das ist richtig. Mit Jahresbeginn 2016 ist Solvency II in Kraft getreten. Das stellt neue, weitreichendere Anforderungen an uns. Der Zeitraum vor dem Inkrafttreten war durch intensive Vorbereitungsaktivitäten geprägt. Vor allem das Konzipieren und das Kommunizieren der gruppenweiten Compliance-Organisation standen im Vordergrund. Im Nachgang gilt es nun, das operative Geschäft auf das neue Regelwerk abzustimmen und Solvency II als neues aufsichtsrechtliches Regime im täglichen Versicherungsleben zu berücksichtigen.

Welche Themen beschäftigen die Mitarbeiter? Welche Anfragen kommen am häufigsten auf Sie zu?

Das ist ein breites Spektrum und reicht von allgemeinen versicherungsrechtlichen Themen bis hin zur Frage, wie mit Geschenken oder Einladungen korrekt umzugehen ist. Aufgrund der Notierung der VIG-Aktie an der Börse werden auf Ebene der Holding oft auch Anfragen hinsichtlich Emittenten-Compliance gestellt. Wichtig ist jedenfalls, dass sich Kollegen im Zweifelsfall an uns wenden. So können wir unsere Compliance-Organisation weiterentwickeln.

DAS SAGEN LOKALE COMPLIANCE-OFFICER ZUM THEMA:

Ulrike Pruckner-Herran (Illustration, © Kornel Stadler)

Ulrike Pruckner-Herran
Wiener Städtische, Österreich

Projektbezogene Workshops. „Die Compliance-Beauftragten der österreichischen VIG-Gesellschaften treffen sich regelmäßig zu projektbezogenen Workshops, um einen Erfahrungsaustausch zwischen den Unternehmen sicherzustellen. So sind Synergien möglich, denn oft stehen wir vor sehr ähnlichen Herausforderungen.“

Jaanika Ulst (Illustration, © Kornel Stadler)

Jaanika Ulst
Compensa Life, Estland

Compliance-Komitee-Sitzung international. „Die Treffen des VIG Compliance-Komitees sind ein wertvolles Instrument der Kooperation. So wird gemeinsames Verständnis sichergestellt und Wissen ausgetauscht. Die konzernweite Compliance-Struktur, gemeinsam mit regelmäßiger Kommunikation, stellt eine starke Unterstützung für die lokalen Compliance-Funktionen dar.“

Tomasz Gradkowski (Illustration, © Kornel Stadler)

Tomasz Gradkowski
Compensa Life & Non-Life, Polen

Vor-Ort-Meetings. „Auf einer formalen Ebene erfolgt der Informationsaustausch zwischen meiner Abteilung und Group Compliance auf der Basis von periodischen und Ad-hoc-Berichten. Daneben ist es aber mindestens genauso wichtig, sich regelmäßig persönlich zu treffen, um Ansichten und Erfahrungen auszutauschen.“

Martin Laur (Illustration, © Kornel Stadler)

Martin Laur
Kooperativa CZ, Tschechische Republik

Newsletter. „Die Zusammenarbeit mit der Konzerneinheit basiert auf regelmäßiger und erfolgreicher Kooperation. Viele Compliance-Themen werden gemeinsam gelöst. Besonders schätzen wir den VIG Compliance Newsletter. Er bietet uns hilfreiche Informationen, v.a. hinsichtlich aktueller Initiativen auf europäischer Ebene.“