Risikomanagement und Finanzinstrumente
Das Risikomanagement der VIG ist fest in der Führungskultur des Unternehmens verankert und baut auf einer klar definierten konservativen Risikopolitik, einer umfangreichen Risikoexpertise, einem entwickelten Risikoinstrumentarium und risikobasierten Vorstandsentscheidungen auf.
Der detaillierte Risikobericht der Vienna Insurance Group befindet sich im Konzernanhang ab Seite 144.
Zu den Angaben hinsichtlich verwendeter Finanzinstrumente wird auf den Konzernanhang (Grundsätze der Rechnungslegung und Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden) sowie ebenso auf den Risikobericht ab Seite 144 (siehe Anhang) verwiesen.
Internes Kontroll- und Risikomanagementsystem im Rechnungslegungsprozess
Die Erstellung des Konzernabschlusses umfasst alle Tätigkeiten, um gemäß den gesetzlichen bzw. IFRS-Bestimmungen die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Konzerns darzustellen und offenzulegen. Der Konzernabschluss umfasst die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Gesamtergebnisrechnung, die Eigenkapitalveränderungsrechnung, die Kapitalflussrechnung, die Segmentberichterstattung sowie alle notwendigen Anhangsangaben. Der Abschlussprozess umfasst die Zusammenführung aller Daten aus dem Rechnungswesen sowie der vorgelagerten Prozesse zum Jahresabschluss.
Das Risikomanagement im Rechnungslegungsprozess der Vienna Insurance Group wird in Übereinstimmung mit den fünf elementaren Komponenten des COSO (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Comission) Rahmenmodells für internes Risikomanagement umgesetzt.
Kontrollumfeld
Die Aufbauorganisation setzt sich aus den lokalen Rechnungswesenabteilungen der einzelnen Konzerngesellschaften und dem Konzernrechnungswesen am Sitz der VIG in Wien zusammen. Die Rechnungswesenabteilungen der Konzerngesellschaften erstellen sowohl einen lokaIen GAAP- als auch einen IFRS-Abschluss und übermitteln im Anschluss die IFRS-Werte an das Konzernrechnungswesen in Wien. Die IFRS-Abschlüsse werden gemäß den konzerneinheitlichen Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften erstellt.
Die Meldung der Daten der Konzerngesellschaften geschieht vorrangig über das SAP-System, in welches die Daten direkt vor Ort eingegeben werden. Einige internationale sowie alle österreichischen Versicherungsgesellschaften bringen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung als Upload ins System. Die Konsolidierung der Daten und die Erstellung des Konzernabschlusses wird vom Konzernrechnungswesen vorgenommen.
Risikobeurteilung
Um die Risiken im Rechnungslegungsprozess zu erkennen und in weiterer Folge so weit als möglich eliminieren zu können, wurde eine Dokumentation des Jahresabschlussprozesses erarbeitet. Diese umfasst den gesamten Prozess von der Eingabe der Daten durch die Mitarbeiter der Konzerngesellschaften über die automatischen und manuellen Kontrollen und Analysen im Konsolidierungsprozess bis hin zur Veröffentlichung des fertigen Geschäftsberichtes.
Kontrollmaßnahmen
Die IFRS-Abschlüsse werden gemäß den konzerneinheitlichen Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften erstellt. Den verantwortlichen Personen in den lokalen Rechnungswesenabteilungen werden vor jedem Quartals- und besonders vor jedem Jahresabschluss detaillierte Informationen zu konzernweiten Reportingvorgaben übermittelt sowie die neueste Version des IFRS-Handbuchs zur Verfügung gestellt, um ein konzerneinheitliches Reporting zu sichern. Die übermittelten Abschlussdaten werden sowohl automatisierten (in Form von Validierungen in SAP) als auch manuellen Überprüfungen (Entwicklungsanalyse und Plausibilitätscheck durch die Mitarbeiter des Konzernrechnungswesens) unterzogen. Die Erstellung von Kontrollrechnungen und die Abstimmung insbesondere der Rückversicherungs- bzw. Finanzierungssalden dienen als weitere Kontrolle, um allfällige Fehler zu erkennen und eliminieren zu können.
Zusätzlich wird mit der Erstellung einer Ergebnisüberleitungsrechnung bzw. einer Prüfung der Richtigkeit der einzelnen Teile des Konzernabschlusses und der Plausibilisierung des Gesamtkonzernabschlusses sichergestellt, dass die Darstellung vollständig und korrekt ist.
Im Rahmen des Abschlusses wird auch eng mit dem Controlling (z.B. Soll-Ist-Vergleiche) zusammengearbeitet. Ebenso werden die Daten regelmäßig dem Vorstand zur Durchsicht und Kontrolle kommuniziert.
Um eine korrekte und zeitgerechte Fertigstellung des Geschäftsberichtes zum Veröffentlichungstermin zu garantieren, liegen sowohl den Quartals- als auch den Jahresabschlüssen strenge Terminvorgaben zugrunde, über welche die Konzerngesellschaften bereits zu Beginn des 4. Quartals für das kommende Geschäftsjahr informiert werden.
Die Mitarbeiter des Konzernrechnungswesens stellen bereits im Vorfeld sicher, dass die Konzerngesellschaften ihre Daten zeitgerecht übermitteln können.
Information und Kommunikation
Aufgrund der intensiven Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen, insbesondere dem Controlling, herrscht ein reger Informations- und Kommunikationsfluss.
Zusätzlich zum Geschäftsbericht am Ende jedes Geschäftsjahres werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen nach IAS 34 zu jedem Quartal Zwischenberichte veröffentlicht.
Die Abteilung Investor Relations ist für die Berichterstattung an die Aktionäre der VIG verantwortlich. Diese geschieht sowohl in persönlichen Gesprächen als auch über die Unternehmenswebsite. Hier stehen den Aktionären und anderen Interessierten einerseits die Geschäfts- und Quartalsberichte, andererseits laufend aktualisierte Informationen zu Kennzahlen, Aktienkurs, Finanzkalender, Ad-hoc-News und weiteren relevanten IR-Themen zur Verfügung.
Überwachung
Das Konzernrechnungswesen, verantwortlich für die Erstellung des Konzernberichtes, ist dem Chief Financial Officer der Vienna Insurance Group unterstellt. Durch quartalsweise Berichte an den Vorstand und den Aufsichtsrat ist eine regelmäßige Überwachung des Internen Kontrollsystems sichergestellt. Die Risiken werden durch konzerninterne, abteilungsübergreifende Kontrollen (z.B. Konzernrechnungswesen – Controlling) laufend beobachtet.
Um den Umgang mit den wesentlichen Risiken im gesamten Konzern zu vereinheitlichen, bestehen konzernweite Richtlinien, welche zudem ein Instrument der Risikoüberwachung darstellen. Für die Implementierung dieser Richtlinien in den einzelnen Konzerngesellschaften ist das lokale Management verantwortlich.
Im Rahmen der Abschlussprüfung berücksichtigt der Abschlussprüfer das Interne Kontrollsystem, soweit es für die Aufstellung des Konzernabschlusses von Bedeutung ist.
Weiters beurteilt der Konzernabschlussprüfer gemäß Regel 83 des Corporate Governance Codes die Funktionsfähigkeit des Risikomanagements.
Angaben gemäß § 267 Abs 3a in Verbindung mit § 243a UGB
1. Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt insgesamt EUR 132.887.468,20. Es ist eingeteilt in 128.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit Stimmrecht, wobei jede Stückaktie am Grundkapital in gleichem Umfang beteiligt ist.
2. Dem Vorstand sind keine Beschränkungen, die Stimmrechte oder die Übertragung von Aktien betreffen, bekannt.
3. Der Wiener Städtische Versicherungsverein hält (direkt oder indirekt) insgesamt rund 70% des Grundkapitals.
4. Es gibt keine Aktien mit besonderen Kontrollrechten; hinsichtlich Rechte des Aktionärs Wiener Städtische Versicherungsverein siehe Punkt 6.
5. Arbeitnehmer, die im Besitz von Aktien sind, üben bei der Hauptversammlung ihr Stimmrecht unmittelbar aus.
6. Der Vorstand muss aus mindestens drei und darf aus höchstens sieben Personen bestehen. Dem Aufsichtsrat gehören drei, höchstens zehn Mitglieder (Kapitalvertreter) an. Der Aktionär Wiener Städtische Versicherungsverein ist berechtigt, bis zu einem Drittel der Mitglieder in den Aufsichtsrat zu entsenden, sobald und solange er an der Gesellschaft nicht mehr als 50% der stimmberechtigten Aktien hält. Sofern das Gesetz oder die Satzung nicht zwingend eine andere Mehrheit vorschreibt, beschließt die Hauptversammlung mit einfacher Mehrheit.
7. a) Der Vorstand ist bis längstens 2. Mai 2018 ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft – allenfalls in mehreren Tranchen – um Nominale EUR 66.443.734,10 durch Ausgabe von 64.000.000 auf Namen oder Inhaber lautende Stückaktien gegen Bar- oder Sacheinlage zu erhöhen. Über den Inhalt der Aktienrechte, den Ausschluss der Bezugsrechte und die sonstigen Bedingungen der Aktienausgabe entscheidet der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats. Dabei können auch Vorzugsaktien ohne Stimmrecht ausgegeben werden, die den Rechten aus bereits bestehenden Vorzugsaktien gleichstehen. Die Ausgabepreise von Stamm- und Vorzugsaktien können verschieden hoch sein.
b) Der Vorstand wurde von der Hauptversammlung am 3. Mai 2013 ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 2. Mai 2018 einmalig oder mehrmals auf den Inhaber lautende Wandelschuldverschreibungen im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 2.000.000.000,00, auch unter Ausschluss der Bezugsrechte, auszugeben und den Inhabern von Wandelschuldverschreibungen Wandlungsrechte auf bis zu 30.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit Stimmrecht nach Maßgabe der vom Vorstand festzulegenden Wandelschuldverschreibungsbedingungen zu gewähren.
c) Das Grundkapital ist demnach gemäß § 159 Abs. 2 Z. 1 AktG um bis zu EUR 31.145.500,36 durch Ausgabe von bis zu 30.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit Stimmrecht bedingt erhöht. Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur insoweit durchgeführt, als Inhaber von auf der Grundlage des Hauptversammlungsbeschlusses vom 3. Mai 2013 ausgegebenen Wandelschuldverschreibungen von dem ihnen eingeräumten Bezugs- oder Umtauschrecht Gebrauch machen. Bislang hat der Vorstand keinen Beschluss über die Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen auf Grundlage der am 3. Mai 2013 erteilten Ermächtigung gefasst.
d) Der Vorstand wurde von der Hauptversammlung am 3. Mai 2013 weiters ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 2. Mai 2018 einmalig oder mehrmals auf den Inhaber lautende Gewinnschuldverschreibungen im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 2.000.000.000,00, auch unter Ausschluss der Bezugsrechte, auszugeben. Bislang hat der Vorstand auf Grundlage dieser Ermächtigung keinen Beschluss über die Ausgabe von Gewinnschuldverschreibungen gefasst.
Zum 31. Dezember 2016 besteht keine aufrechte Ermächtigung des Vorstandes gemäß § 65 AktG (Erwerb eigener Aktien) und die Gesellschaft hält zum 31. Dezember 2016 keine eigenen Aktien.
8. Es bestehen zum 31. Dezember 2016 keine bedeutenden Vereinbarungen, an denen die Gesellschaft beteiligt ist, die bei einem Kontrollwechsel in der Gesellschaft in Folge eines Übernahmeangebotes wirksam werden, sich ändern oder enden, insbesondere keine, welche den Bestand an Beteiligungen an Versicherungsunternehmen berühren. Bestehende Vereinbarungen, die bei einem Kontrollwechsel in der Gesellschaft in Folge eines Übernahmeangebotes wirksam werden, betreffen Beteiligungen an sonstigen (Nicht-Versicherungs-)Unternehmen.
9. Entschädigungsvereinbarungen zwischen der Gesellschaft und ihren Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern oder Arbeitnehmern für den Fall eines öffentlichen Übernahmeangebotes bestehen nicht.